Akční plán - Action plan
Akční plán je podrobný plán popisující opatření, která povedou k dosažení jednoho nebo více cílů . Alternativně jej lze definovat jako „sled kroků, které je třeba podniknout, nebo aktivit, které je třeba provést dobře, aby strategie uspěla“.
Proces
Původ
Akční plán je nástrojem sociálního plánování. Jde o organizační strategii k identifikaci nezbytných kroků k dosažení cíle. Zvažuje podrobnosti, může pomoci omezit nastavení organizace a je efektivní v tom, že šetří prostředky pokusem a omylem. Písemný akční plán slouží také jako symbol odpovědnosti organizace.
Stanovení cílů
Cíl je primárním cílem akčního plánu. Stanovení cílů dává možnost oživit vaše sny a vyhlídky. Vytváří motivaci a poskytuje vám jistotu, že konečný výsledek bude mít smysl, a zabrání tak promarněnému času a úsilí. Toho je dosaženo tím, že je proces plně věnován a k jeho dosažení je použit strukturovaný průvodce. I když je možné vyprodukovat tvrdou práci, bez úspěšného konečného cíle nebude převládat ideální výsledek, kterého dosáhnete.
Tvorba
Při vytváření akčních plánů existují kroky, které je třeba dodržet, aby byl zajištěn úspěch, avšak strukturu lze v procesu změnit. Nejprve budete muset nastínit, čeho chcete z projektu dosáhnout, tím si stanovíte cíle. Poté bude nutné přidělit konkrétní role, aby bylo zajištěno dostatečné množství školení, byly zváženy zdroje a problémy, které zajistí řešení případných problémů, které mohou nastat. Další fáze umožňuje členům skupiny analyzovat pokrok nastínením milníků, řešením jakýchkoli problémů a provedením nezbytných změn. A konečně, jakmile projekt skončí, lze prozkoumat závěrečnou fázi, aby byl zajištěn budoucí úspěch.
Provedení
Mike Desjardins navrhl následující
- Vlastnictví: jedna osoba musí být odpovědná a odpovědná za sledování pokroku, za průběžnou informovanost týmu, za zajištění včasných kroků opatření a za úpravu akcí.
- Akční kroky by měly být jasné a proveditelné proti vágním nápadům nebo myšlenkám.
- Odpovědnost: za každý akční krok musí být odpovědná jedna osoba.
- Podpora: U každého kroku akce určete, kdo bude odpovědnou osobu podporovat. Může to být více lidí. Klíčem je, že nejsou odpovědní za akci nebo výsledek.
- Informováno: udržování správných lidí v komunikační smyčce pro každou akci je kriticky důležité. Klíčoví lidé možná budou muset pochopit stav pokroku kolem vašich akcí, aby zjistili, jak ovlivňují další akce a cíle.
- Metriky a rozpočet: každý krok akce musí mít metriku, která nám říká, že akce je dokončena. Pokud jste například potřebovali provést průzkum svých zákazníků a nemáte interní prostředky k provedení průzkumu nebo chcete chránit anonymitu, bude použití externího zdroje vyžadovat peníze, které nemusí být zahrnuty do vašeho aktuálního provozního rozpočtu.
- Milník datum: datum, kdy je třeba zahájit akční krok
- Datum dokončení
Kontext
Výhody
Vypracování akčního plánu může být přínosné nejen pro jednotlivce, ale také pro podniky. Například umožňuje projektovým manažerům nebo kterémukoli členovi skupiny sledovat jejich postup a postupovat každou úlohu krok za krokem, což jim umožňuje efektivně zvládnout projekt. Výhodou tohoto postupu je, že vám umožňuje provést strukturovaný plán pro konečný cíl, kterého chcete dosáhnout. Kromě toho poskytuje týmu vhodné základy, a proto upřednostňuje dobu, kterou věnujete každému úkolu. Tím se zabrání případnému odbočení. Nakonec vytváří pouto v rámci týmu, protože každý člen si je vědom své individuální role a poskytuje nezbytné informace k zajištění úspěchu projektu.
Problémy
Při použití akčních plánů bude třeba vzít v úvahu omezení. Nejprve bude každému členovi týmu třeba přidělit jednotlivé role a úkoly, které budou vyžadovat dokončení do stanoveného data. To může být pro některé náročné z důvodu zvládání stresu a rozptýlení, které mohou nastat. Dalším problémem není důkladné a efektivní vedení, které vede k nedostatku úsilí a vášně, kterou má člen pro projekt. Kromě toho, pokud komunikace v celém týmu neexistuje, se klíčové informace nedostanou ke členům skupiny, což způsobí nedůvěru. Pokud se vám nepodaří dosáhnout cíle, kterého jste dosáhli, může to vést k frustraci a plánování by zase byla ztráta času. K tomuto článku může být více.
Řízení rizik
Chcete-li těžit z akčních plánů pro řízení rizik, musíte prozkoumat určité možnosti, které by mohly ovlivnit proces, například pozorování všech hrozeb a jejich náprava. Klíčovými aspekty řízení rizik je například zajistit přidělení konkrétních rolí členům a sledování rizik v celém rozsahu, aby bylo zajištěno, že úkoly budou dokončeny efektivně. Toto je hlavní faktor, protože při hodnocení toho, co se děje během projektu a po něm, bude možné najít pozitivní a negativní prvky každé fáze plánování, což vám umožní dále se rozvíjet na rizicích.
Příklady
Evropská rada
Rada Evropy uspořádala několik akčních plánů na pomoc jejích členských států. Příkladem toho je Akční plán Rady Evropy pro Moldavskou republiku na období 2021–2024 , vytvořený za účelem zlepšení situace Moldavska v oblasti demokracie , lidských práv a právního státu a jeho státních institucí a právních předpisů .
Evropská unie
Některé směrnice Evropské unie popisují akční plány k dosažení stanoveného cíle v oblasti kvality ovzduší nebo snížení hluku . Pokud členský stát nemůže dosáhnout cíle, musí člen napsat zprávu. Akční plány někdy obsahují termíny, do kterých musí být plán připraven zahájit akci (akce) a cílů má být dosaženo.