Kartotéka - Filing cabinet
Kartotéka (nebo někdy kartotéka v americké angličtině ) je kus kancelářského nábytku pro ukládání papírových dokumentů do složky souborů . V nejjednodušším kontextu se jedná o skříň pro zásuvky, ve které jsou uloženy položky. Dvě nejběžnější formy registračních skříněk jsou vertikální složky a boční složky. Vertikální kartotéka má zásuvky, které sahají od krátké strany (obvykle 15 palců nebo 380 mm) skříně. Postranní skříň na spisy má zásuvky, které se táhnou od dlouhé strany (různé délky) skříně. Ve Velké Británii se jim také říká vedlejší filery . K dispozici jsou také police, které se nacházejí na policích. Ve Spojených státech jsou kartotéky obvykle vyráběny tak, aby pojaly papír o rozměrech 8,5 × 11 , a v jiných zemích jsou kartotéky často navrženy tak, aby pojaly jiné formáty papíru, například papír A4 .
Konstrukce
Kancelářské kartotéky jsou obvykle vyrobeny z plechu nebo dřeva. Tyto zásuvky obvykle používají zásuvky snímek pro usnadnění otevření zásuvky, která obsahuje „outstop“, aby se zabránilo zásuvku před zcela vytažen ze skříně. Chcete-li otevřít zásuvku na většině kovových kartotékových skříní, musíte stisknout malý posuvný mechanismus známý jako "západka", aby se zásuvka uvolnila a otevřela. Každá zásuvka má rukojeť pro uchopení a vytažení zásuvky. Na přední straně každé zásuvky je obvykle držák štítku, který uživateli umožňuje identifikovat obsah zásuvky.
Mnoho kartoték obsahuje zámek s klíčem, aby se zabránilo neoprávněnému přístupu k uloženým dokumentům. Existují dva typy zámků. „Vačkový zámek“ se aktivuje klíčem, který zámek otáčí. „Zámek pístu“ se otevírá klíčem, ale lze jej zavřít pouhým stisknutím těla zámku. Zámek pístu umožňuje uživateli rychle zavřít a uzamknout několik skříněk v krátkém čase.
Některé kartotéky mají na zadní straně každé zásuvky kovovou desku nebo drátěnou konstrukci, která je známá jako blok sledovače. Blok unášeče lze nastavit dopředu, aby se zmenšila délka zásuvky, takže složky souborů, které jsou uvnitř, zůstávají ve svislé poloze a na přední straně zásuvky pro snazší přístup.
Horizontální pilník
Henry Brown, americký vynálezce, si 2. listopadu 1886 patentoval „schránku na skladování a konzervaci papírů“. Jednalo se o protipožární a úrazově bezpečný kontejner vyrobený z kovaného kovu, který bylo možné utěsnit zámkem. Bylo to zvláštní v tom, že to drželo papíry oddělené.
Vertikální pilník
Vynález vertikálního pilníku zůstává nevyřešenou záhadou. Sekce Vertikální kartotéka na webu muzea Early Office Museum začíná diskusí o mylných závěrech vysoce důvěryhodných „sekundárních zdrojů“ týkajících se původu vertikálních archivů. Sekundární zdroje tvrdí, že na světové výstavě v roce 1893 byla udělena zlatá medaile pro vertikální archiv. Muzeum Early Office nenalezlo žádné důkazy, které by tato tvrzení dokázalo. Informace předložené v diskusi muzea Early Office o vertikálních kartotékách však naznačují, že ke komerčnímu zavedení vertikálního archivování mohlo dojít v roce 1900, kdy společnost pojmenovala Library Bureau (založena v roce 1876, později divize Remington Rand ) vydala katalog, který zahrnoval vertikální kartotéku. Patent USA podal v roce 1902 Library Bureau, který jako vynálezce připsal Davida E. Huntera.
Výzkum Ester Ellen-Poe ověřil zjištění The Early Office Museum a naznačuje, že nejspolehlivějším nárokem na vynález vertikálního podání, jak jej dnes známe, se zdálo být z úřadu knihovny. Brožura Library Bureau z roku 1903 s názvem „Library Bureau Systems of Vertical Filing with Interchangeable Unit Cabinets“ začíná slovy: „Vertikální archivace, jak vznikla [zvýraznění přidáno] a zdokonalena Bureau Library, je nejúplnější, nejpřesnější a nejpraktičtější metodou, jakou kdy vymysleli [zvýraznění přidáno] pro péči o korespondenci, katalogy, zprávy, faktury, objednávky, duplikáty účtů a volné listy nebo papíry jakéhokoli druhu pro jakékoli podnikání - velké, malé nebo zvláštní. “).
Kromě Library Bureau byli mezi prvními výrobci vertikálních kartoték Globe-Wernicke, Yawman a Erbe Manufacturing Company a Art Metal Construction Company.
Před zavedením komerčních vertikálních registračních skříní podniky uchovávaly papíry v obálkách, které byly následně uloženy v sadách holubů často lemujících zeď. Hledání a otevírání obálek a rozkládání papírů bylo problematické a neefektivní. Koncept vertikálního podání však byl jasně praktikován již v roce 1895, kdy byl vydán americký patent (533053) společnosti WA Cooke, Jr. na A Receptacle for Letters or Other Papers.
Po druhé světové válce byla v Muscatine v Iowě založena společnost Home-O-Nize, aby poskytovala práci vracejícím se veteránům. Společnost, která byla založena k výrobě ocelových kuchyňských linek, se brzy setkala s realitou omezené dostupnosti oceli. Společnost tedy začala vyrábět výrobky pro ostatní. Nakonec bylo zajištěno malé množství oceli a společnost začala vyrábět krabice z ocelových kartotéčních lístků. Brzy poté se začaly vyrábět větší skříňky včetně skříněk na spisy. Tím, že byl navržen tak, aby se minimalizovalo množství oceli, byl produkt extrémně nákladově efektivní a měl obrovský komerční úspěch. Home-O-Nize nikdy nevyráběla kuchyňské skříňky a v roce 1961 byl název společnosti změněn na HON. Dnes je společnost HON Company , divize společnosti HNI Corporation, převládajícím severoamerickým výrobcem a obchodníkem s kartotékami.
Poptávka po kartotékách byla značně rozšířena v důsledku komerční distribuce xerografických strojů, která začala v roce 1950. Tato událost umožnila pracovníkům v kanceláři „mít vlastní kopii“ tištěných materiálů. Dalším vlivem je rozšiřování vládních předpisů, které vyžadují, aby podniky vytvářely a uchovávaly formuláře a další dokumenty. Někteří prognostici navrhli, že budoucnost registrační skříně je na pochybách, protože elektronické registrační systémy se množí a snižují náklady. Většina podniků však stále kupuje počítačové systémy s možností tisku. Pokud se tento trend nezvrátí, je ukládání papíru stále životaschopným postupem.
V USA se dodávají ve dvou velikostech: pro papír velikosti Letter a papír velikosti Legal . Většina moderních komerčně orientovaných vertikálních kartoték v USA se vyrábí ve dvou, tří, čtyř a pět zásuvkových verzích v hloubkách 25, 26+1 / 2 , a 28 palců (640, 670 a 710 mm). Zásuvky jsou obvykle podporovány na tříčlenném systému zavěšení, který umožňuje úplné vysunutí zásuvky pro úplný přístup.
Čtyřzásuvkový vertikální pořadač, šířka dopisu, je verze zakoupená většinou firem. Pilník se dvěma zásuvkami se prodává většinou pro použití vedle stolu. Soubor s pěti zásuvkami většinou nakupují federální, státní a místní samosprávy (ve verzi s hloubkou 28 palců nebo 710 mm), protože obvykle poskytuje nejnižší náklady na palec pro registraci. Tři zásuvkové soubory, nejméně oblíbená verze, mají tu výhodu, že jsou ve výšce „desky“, takže koncoví uživatelé mohou soubory snadno načítat a používat horní část skříně jako pracovní oblast k prozkoumání obsahu souborů.
Zásuvky většiny svislých kartoték jsou navrženy tak, aby přijímaly závěsné složky se soubory, protože začaly dominovat způsobu, jakým většina uživatelů ukládá informace. Některé soubory mají v každé zásuvce stále blok následovníků. Jedná se o zařízení, které upravuje zdánlivou hloubku vnitřku zásuvky tak, aby pilníky byly v zásuvce drženy svisle. Jedná se o dědictví doby, kdy se většina archivací prováděla spíše s manilskými složkami než se zavěšováním souborů.
Pro domácí kanceláře nebo lehčí aplikace se vertikální pilníky vyrábějí ve verzích hlubokých 18 palců (460 mm). Ty mají obvykle dvoučlenné zavěšení a zásuvky se úplně nevysunou.
Boční pilník
Boční pilníky jsou obvykle 20 palců (510 mm) hluboké a vyrábějí se v šířkách 30, -36, -a-42 palců (760, 910 a 1070 mm) a ve verzích 2, 3, 4 a 5 zásuvek . Verze se třemi zásuvkami o šířce 30 palců (760 mm) je oblíbená pro použití uvnitř pracovních stanic ve skříních, protože je navržena tak, aby se vešly pod nebo vedle pracovních ploch skříně. Logika pro použití 3, 4 a 5 zásuvkových souborů je podobná logice vertikálních souborů. Na rozdíl od svislých souborů většina bočních souborů umožňuje ukládání ze strany na stranu nebo zepředu dozadu.
U souborů velikosti Letter uspořádaných zepředu dozadu jsou nejúčinnější soubory o šířce 30 a 42 palců (760 a 1 070 mm), protože je povoleno maximální množství archivace na skříň. Soubor o šířce 36 palců (910 mm) s archivací na šířku písmene zepředu dozadu nemá větší kapacitu než odpovídající soubor o šířce 30 palců (760 mm), protože by zbytečně zbytečně zbylo místo.
Někteří uživatelé upřednostňují ukládání ze strany na stranu, protože mohou prohledávat záložky rejstříku ze sedící pozice. Tuto konfiguraci lze přizpůsobit bočním souborům s celou šířkou, i když kapacita souboru je poněkud snížena.
Výhodou pro boční soubory je, že přístup a prohlížení všech souborů může být snazší než u svislého souboru, protože zásuvky se tak daleko nezasahují.
Ve většině případů jsou horní „pátou zásuvkou“ bočního pořadače s pěti zásuvkami flipperové dveře s výsuvnou policí , protože většina lidí by v této výšce neměla přístup k horní části zásuvky.
Policový pořadač
Policový pořadač je skříň navržená tak, aby pojala složky s jazýčky na boku spíše než nahoře. Skříňka nemá žádné zásuvky, pouze police. Některé police jsou dodávány s dvířky, která ustupují do skříně. Tyto skříňky jsou obvykle 12 palců (300 mm) nebo 18 palců (460 mm) hluboké, pro složky velikosti Letter nebo Legal. Stejně jako boční pilníky jsou vyráběny v šířkách 30 palců (760 mm), 36 palců (910 mm), 42 palců (1100 mm) a 45 palců (1100 mm), ale obvykle se instalují pouze do výšek 5 a 6 aplikace.
Soubory s bočními záložkami často používají barevné kódy, které představují alfanumerický registrační systém. Tato metodika je způsob, jak zajistit, že soubory, které jsou často načítány a vráceny, lze snadno najít a neztratit se. Hledání souboru je snadné, protože barevně označené záložky snadno dovedou lidské oko na příslušné místo v systému archivace. Podobně je zřejmá nesprávně složená složka, protože uživateli je zřejmý barevný kód mimo pořadí.
Podniky, jako jsou lékaři, zubaři, veterináři, policie a vládní agentury, používají ke správě velkých archivačních systémů police a složky s kartami na konci.
Varianty tradičních regálových pořadačů, které nabízejí vyšší kapacitu pro danou podlahovou plochu, zahrnují systémy Rotary Storage .
Specifikace
Ve Spojených státech je primárním standardem pro vertikální kartotéky Standard X5.3 Business and Institutional Furniture Manufacturer's Association (BIFMA). Společnost BIFMA udržovala samostatný standard X5.2 pro boční kartotéky, ale tento standard byl zrušen. Normy mimo jiné stanoví požadavky na stabilitu, trvanlivost a pevnost skříně. General Services Administration (GSA) také udržuje standardy pro vertikální a boční ocelové kartotéky, AA 3186 a AA-3187, resp. Standardy GSA definují dva stupně kartoték, střední a těžké. Odkazují na standard BIFMA pro středně těžké skříně a pro výkonné skříně poskytují další výkonnostní požadavky. GSA je také odpovědný za udržování standardů pro ukládání skříní a bezpečnostních kontejnerů pro skladování utajovaných materiálů; více informací o tomto tématu naleznete v článku o utajovaných informacích ve Spojených státech .
Ve Spojeném království jsou rozměry a určité aspekty tuhosti, konstrukce a bezpečnosti pokryty normami BS 4438: 1969 a BS EN 14073-2: 2004 . Bezpečnostní standardy se točí zejména proti stabilitě s plně otevřenými zásuvkami. Blokovací mechanismy zabraňující otevření dvou zásuvek najednou nejsou povinné, ale odpovědnost zaměstnavatele podle zákona o bezpečnosti a ochraně zdraví při práci je činí vhodnými. V ostatních státech EU bude harmonizovaná norma EN 14073-2: 2004 schválena příslušnou normalizační agenturou, například DIN v Německu .
V Austrálii by kartotéky měly být podle AS 5079 upravenou verzí ANSI BIFMA X5.2-1997 .
Podání mimo USA
Společnosti mimo USA nabízejí kartotéky, které kromě velikosti dopisu umožňují použití papíru A4 . Dvojité skříně na spisy mají zásuvky, do kterých lze umístit vedle sebe dva stojany na složky.
Mnoho evropských společností vytváří registrační systémy, které jsou vhodné pouze pro závěsné složky; nejsou dna zásuvky. V USA má většina zásuvek na soubory stále dna zásuvek, takže je možné ukládat materiály jakéhokoli druhu.
Registrační skříně ve Velké Británii se od USA mírně liší šířkou kolejnic, které podporují závěsné pořadače, přičemž americké jsou užší; britské velikosti jsou známé jako A4 , foolscap a A3.
Pokles
Jelikož některé kanceláře inklinovaly k bezpapírovému provozu - tj. K ukládání více a více informací na počítačích než na papír - byly po registračních skříních a ostatním kancelářském nábytku pro dlouhodobé archivování méně poptávky.
Viz také
Reference
Kapitola 3, „Stručná historie vertikálního archivování“, In Organizujte se doma! Jak vždy najít to, co hledáte, Ester Ellen-Poe, Kindle Edition, 2014 B00LBMY7WI