Lockbox (pohledávky) - Lockbox (accounts receivable)
V bankovnictví je uzamykatelná schránka služba nabízená organizacím komerčními bankami ke zjednodušení shromažďování a zpracování pohledávek tím, že se platby těchto organizací zasílají poštou přímo na místo přístupné bance.
Všeobecné
Lockbox je obecně poštovní schránka (PO box), která je přístupná bankou. Společnost může ve své bance zřídit službu lockbox pro příjem plateb od zákazníků. Zákazníci společnosti zasílají své platby do PO boxu. Poté banka tyto platby shromáždí a zpracuje přímo a vloží je na účet společnosti. Typické náklady jsou několik centů za transakci až po jeden dolar nebo více.
Obvykle jsou k dispozici dva typy služby lockbox, přičemž jeden je fyzicky naskenován platby (šeky v tomto případě), jejich přidružené poukázky a další korespondence a obvykle obálka, do které byly všechny zaslány. Toto je standardní služba. Dražší služba poskytuje stejnou úroveň výše zmíněného skenování, a pokud existují informace o remitenci, což je běžně seznam čísel faktur, dobropisů atd., U nichž plátce očekává, že bude platba použita k vyrovnání, je to také zahrnuto do hlavní textový dokument, který obsahuje kontrolní data (prostřednictvím kódu MICR). Tam, kde se tato služba používá, je poplatek obvykle za stisknutí klávesy.
Službám Lockbox se někdy říká „remitenční služby“ nebo „zpracování remitencí“.
Jednou z výhod služby lockbox pro komerčního zákazníka je, že může udržovat speciální poštovní schránky na různých místech po celé zemi a zákazník odesílá platby do nejbližšího lockboxu. Společnost poté autorizuje banku, aby tyto poštovní schránky kontrolovala tak často, jak je to přiměřené, vzhledem k počtu přijatých plateb. Protože banka provádí inkaso, přijaté prostředky jsou okamžitě vloženy na účet společnosti, aniž by byly nejprve zpracovány účetním systémem společnosti, což urychluje výběr hotovosti.
Velkoobchod a maloobchod
Služby Lockboxu se obecně dělí na velkoobchod a maloobchod.
Maloobchodní uzamykatelné skříňky jsou určeny pro společnosti s velkým objemem plateb zaměřených na spotřebitele, jako jsou platby za služby, platby za půjčky atd., A tyto převody často zahrnují standardizovaný „platební kupón“.
Velkoobchodní skříňky jsou určeny pro platby mezi společnostmi a mají tendenci být vyšší částky v dolaru než maloobchodní transakce skříněk. Tyto transakce obvykle nezahrnují standardizovaný platební kupón a jejich zpracování vyžaduje více manuálního úsilí banky.
Elektronická konverze
S příchodem zkrácení šeku se stalo běžným „pořizováním“ obrazů šeků a související dokumentace (například kupóny na platby) do digitálního formátu pro použití v počítačových systémech (tj. Soubory TIFF , JPEG nebo PDF ). Tyto soubory pak mohou podstoupit OCR a ověření dat, když je důvěryhodnost znaků nízká, a poté může proběhnout další specializované zpracování. Banky často používají specializované zařízení pro zpracování pošty a skenování dokumentů, které dokáže skenovat stovky nebo tisíce šeků za minutu.
Specializovaný software zvyšuje produktivitu bankovních zákazníků a umožňuje jim přijímat elektronická data a obrázky z banky a existuje automatizace, která může rychle přesouvat obrázky do systémů pro správu dokumentů, systémů pracovního toku a účetních systémů. Ve zdravotnickém průmyslu jsou tato data převedena do formátu edi 835 5010 ERA (elektronická poukázka).
Vzhledem k zákonu o šeku 21 většina služeb lockbox převádí šeky na elektronické obrázky a papírové šeky jsou skartovány a elektronické šeky jsou odesílány elektronicky do původní banky.
Online platební služby
Mnoho online elektronických platebních služeb není stoprocentně online. Je možné, že příjemce není nastaven na přijímání elektronických plateb, takže služba placení účtů vytiskne velké množství papírových šeků a poté je pošle poštou do schránky, kde budou zpracovány spolu se všemi ostatními papírovými šeky.
Offshoring
Přenos dat z papíru do elektronického formátu zahrnuje práci se zadáváním dat náročných na práci. To vedlo k přesunu „offshore“ zadávání údajů o kontrolách do zemí (např. Indie), které mají hojné zaměstnance - což pomáhá v konečném důsledku snížit náklady.