Účetní informační systém - Accounting information system

Účetnictví jako informační systém (AIS) je systém sběru, skladování a zpracování finanční a účetní údaje, které jsou používány s rozhodovací pravomocí . Účetní informační systém je obecně počítačová metoda pro sledování účetní činnosti ve spojení se zdroji informačních technologií. Výsledné finanční zprávy mohou interně používat vedení nebo externě jiné zúčastněné strany, včetně investorů , věřitelů a daňových úřadů. Účetní informační systémy jsou navrženy tak, aby podporovaly všechny účetní funkce a činnosti včetně auditu , finančního účetnictví a výkaznictví, manažerského / manažerského účetnictví a daní . Nejpoužívanějšími účetními informačními systémy jsou moduly auditu a finančního výkaznictví.

Dějiny

Účetnictví je tradičně čistě založeno na manuálním přístupu. Zkušenosti a dovednosti jednotlivých účetních jsou v účetních procesech zásadní. I použití manuálního přístupu může být neúčinné a neúčinné. Účetní informační systémy řeší mnoho výše uvedených problémů. AIS mohou podporovat automatizaci zpracování velkého množství dat a vytvářet včasné a přesné informace.

Rané účetní informační systémy byly navrženy pro mzdové funkce v 70. letech. Zpočátku byly účetní informační systémy vyvinuty „interně“, protože nebyla k dispozici žádná zabalená řešení. Taková řešení byla nákladná na vývoj a obtížná údržba. Mnoho odborníků na účetnictví proto upřednostňovalo manuální přístup před počítačovým. Dnes se účetní informační systémy běžně prodávají jako předem připravené softwarové balíčky od velkých dodavatelů, jako jsou Microsoft, Sage Group, SAP AG | SAP a Oracle Corporation | Oracle, kde jsou nakonfigurovány a přizpůsobeny tak, aby odpovídaly obchodním procesům organizace . Malé podniky často používají softwarové balíčky účetnictví s nižšími náklady, jako jsou Tally.ERP 9 , MYOB a Quickbooks. Velké organizace by často volily systémy ERP. Vzhledem k tomu, že se zvýšila potřeba propojení a konsolidace mezi ostatními obchodními systémy, byly účetní informační systémy sloučeny s většími a centralizovanějšími systémy známými jako plánování podnikových zdrojů (ERP). Dříve měly organizace se samostatnými aplikacemi pro správu různých obchodních funkcí vyvíjet složitá rozhraní pro vzájemnou komunikaci systémů. V ERP je systém, jako je účetní informační systém, postaven jako modul integrovaný do sady aplikací, které mohou zahrnovat výrobu, dodavatelský řetězec, lidské zdroje. Tyto moduly jsou integrovány dohromady a jsou schopny přistupovat ke stejným datům a provádět složité obchodní procesy. Dnes jsou cloudové účetní informační systémy stále oblíbenější pro malé a střední podniky i velké organizace za nižší náklady. S přijetím účetních informačních systémů mnoho podniků odstranilo role v oblasti nízkých dovedností, transakčních a provozních účetních.

Příklad architektury

AIS obvykle sleduje vícevrstvou architekturu oddělující prezentaci od uživatele, zpracování aplikací a správu dat v různých vrstvách. Prezentační vrstva řídí, jak jsou informace zobrazovány a prohlíženy funkčními uživateli systému (prostřednictvím mobilních zařízení, webových prohlížečů nebo klientské aplikace). Celý systém je zálohován centralizovanou databází, která ukládá všechna data. To může zahrnovat transakční data generovaná ze základních obchodních procesů (nákup, inventář, účetnictví) nebo statická kmenová data, na která se odkazuje při zpracování dat (záznamy o účtech zaměstnanců a zákazníků a nastavení konfigurace). Jakmile dojde k transakci, data se shromažďují z obchodních událostí a ukládají se do databáze systému, kde je lze načíst a zpracovat na informace, které jsou užitečné pro rozhodování. Aplikační vrstva načte nezpracovaná data uložená ve vrstvě databáze protokolů , zpracuje je na základě nakonfigurované obchodní logiky a předá je do prezentační vrstvy, aby se zobrazila uživatelům. Při zpracování faktury zvažte například oddělení splatných účtů. U účetního informačního systému zadá pracovník odpovědný za účty fakturu poskytnutou dodavatelem do systému, kde je poté uložen v databázi. Při přijetí zboží od dodavatele se vytvoří příjemka a také se zadá do AIS. Než oddělení splatných účtů zaplatí prodejci, úroveň zpracování aplikace systému provede třícestné párování, kde automaticky porovnává částky na faktuře se částkami na dokladu a počáteční nákupní objednávce. Jakmile je shoda dokončena, je e-mail odeslán ke schválení vedoucímu účtu. Odtud lze vytvořit poukaz a nakonec lze zaplatit prodejci.

Výhody a důsledky

Velkou výhodou počítačových účetních informačních systémů je, že automatizují a zefektivňují vykazování , vyvíjejí pokročilé modelování a podporují dolování dat. Reporting je hlavním nástrojem pro organizace, aby přesně viděl souhrnné a včasné informace používané pro rozhodování a finanční výkaznictví . Účetní informační systém získává data z centralizované databáze, zpracovává a transformuje je a v konečném důsledku generuje souhrn těchto dat jako informace, které nyní mohou snadno spotřebovat a analyzovat obchodní analytici, manažeři nebo další osoby s rozhodovací pravomocí. Tyto systémy musí zajistit, aby zprávy byly včasné, aby osoby s rozhodovací pravomocí nejednaly o starých, irelevantních informacích a byly naopak schopné jednat rychle a efektivně na základě výsledků zpráv. Konsolidace je jedním z charakteristických znaků vykazování, protože lidé nemusí procházet enormním počtem transakcí. Například na konci měsíce finanční účetní konsoliduje všechny placené poukázky spuštěním zprávy o systému. Aplikační vrstva systému poskytuje zprávu s celkovou částkou vyplacenou prodejcům za daný měsíc. U velkých korporací, které generují velké objemy transakčních dat, může spouštění sestav s dokonce i AIS trvat dny nebo dokonce týdny.

Po vlně podnikových skandálů od velkých společností, jako jsou Tyco International , Enron a WorldCom , byl kladen hlavní důraz na prosazování veřejných společností, aby zavedly silné vnitřní kontroly do svých systémů založených na transakcích. Toto bylo zavedeno do zákona přijetím zákona Sarbanes-Oxley Act z roku 2002, který stanovil, že společnosti musí vypracovat zprávu o vnitřní kontrole, která uvádí, kdo je odpovědný za strukturu vnitřní kontroly organizace, a popisuje celkovou účinnost těchto kontrol. Vzhledem k tomu, že většina těchto skandálů měla kořeny v účetních postupech společností, kladl Sarbanes Oxley velký důraz na počítačové účetní účetní systémy. Dodavatelé AIS dnes používají své funkce pro správu, řízení rizik a dodržování předpisů, aby zajistili, že obchodní procesy jsou robustní a chráněné a aktiva organizace (včetně dat) jsou zabezpečena.

Implementace

Mnoho velkých a malých a středních podniků nyní v posledních letech zavádí nákladově efektivní cloudový účetní účetní systém.

Při pohledu zpět před lety si většina organizací, i těch větších, najímá externí konzultanty, a to buď od vydavatele softwaru, nebo od konzultantů, kteří této organizaci rozumějí a kteří pomáhají s výběrem a implementací ideální konfigurace, přičemž zohledňují všechny komponenty.

Kroky k implementaci účetního informačního systému jsou následující:

Podrobná analýza požadavků: kde jsou dotazováni všichni jednotlivci zapojení do systému. Současný systém je důkladně pochopen, včetně problémů, a je shromážděna úplná dokumentace systému - transakce, zprávy a otázky, na které je třeba odpovědět. Potřeby uživatelů, které nejsou v aktuálním systému, jsou uvedeny a zdokumentovány. Uživatelé zahrnují každého, od nejvyššího managementu po zadávání dat. Analýza požadavků poskytuje vývojáři nejen specifické potřeby, ale také pomáhá uživatelům přijmout změnu. Uživatelé, kteří mají příležitost klást otázky a poskytovat informace, jsou mnohem sebejistější a vnímavější ke změně, než ti, kteří nečinně sedí a nevyjadřují své obavy.

Návrh systémů (syntéza): Analýza je důkladně přezkoumána a je vytvořen nový systém. Systém, který systém obklopuje, je často nejdůležitější. Jaká data je třeba do systému dostat a jak s nimi bude nakládáno? Jaké informace musí ze systému vyjít, jak budou formátovány? Pokud víme, co musí vyjít, víme, co musíme do systému vložit. Program, který vybereme, bude muset proces náležitě zpracovat. Systém je postaven na kontrolních souborech, vzorových kmenových záznamech a schopnosti provádět procesy na testovacím základě. Systém je navržen tak, aby zahrnoval příslušné vnitřní kontroly a poskytoval vedení informace potřebné k rozhodování. Cílem účetního informačního systému je poskytovat informace, které jsou relevantní, smysluplné, spolehlivé, užitečné a aktuální. K dosažení tohoto cíle je systém navržen tak, aby transakce byly zadávány v reálném čase (ručně nebo elektronicky) a informace byly okamžitě dostupné online pro správu.

Jakmile je systém navržen, je vytvořen RFP podrobně popisující požadavky a základní design. Prodejci jsou žádáni, aby reagovali na návrh, poskytli ukázky produktu a konkrétně reagovali na potřeby organizace. V ideálním případě bude dodavatel zadávat kontrolní soubory, vzorové kmenové záznamy a bude schopen ukázat, jak jsou zpracovávány transakce, které vedou k informacím, které vedení potřebuje k rozhodování. RFP pro infrastrukturu informační technologie následuje po výběru softwarového produktu, protože softwarový produkt má obecně specifické požadavky na infrastrukturu. Někdy se software a infrastruktura vybírají od stejného dodavatele. Pokud ne, musí organizace zajistit, aby prodejci spolupracovali, aniž by „ukazovali prstem“, pokud dojde k problému se softwarem nebo infrastrukturou.

Dokumentace: Jak je systém navrhován, je dokumentován. Dokumentace obsahuje dokumentaci dodavatele systému a, což je důležitější, postupy nebo podrobné pokyny, které uživatelům pomáhají zvládnout každý proces specifický pro organizaci. Většina dokumentace a postupů je online a je užitečné, pokud mohou organizace přidat pokyny k nápovědě poskytnuté dodavatelem softwaru. Dokumentace a postupy bývají nápadem, ale jedná se o pojistnou smlouvu a nástroj používaný během testování a školení - před spuštěním. Dokumentace je během školení testována, aby při spuštění systému nebylo pochyb o tom, že funguje a že si uživatelé změnu věří.

Testování: Před spuštěním jsou všechny procesy testovány od vstupu přes výstup, přičemž pomocí dokumentace jako nástroje zajišťujeme, že jsou všechny procesy důkladně zdokumentovány a uživatelé mohou snadno dodržovat postupy: Vědí, že to funguje a že postupy budou důsledně dodržovány. Zprávy jsou zkontrolovány a ověřeny, aby nedošlo k žádnému uvolnění paměti. To se provádí v testovacím systému, který ještě není plně naplněn živými daty. Většina organizací bohužel spouští systémy před důkladným testováním, což zvyšuje frustraci koncových uživatelů, když procesy nefungují. Během tohoto procesu lze dokumentaci a postupy upravit. Během tohoto kroku musí být otestovány všechny identifikované transakce. Všechny zprávy a online informace musí být ověřeny a vysledovány prostřednictvím audit trailu, aby bylo zajištěno, že vedení bude transakce zpracovávat konzistentně a na informace se lze spolehnout při rozhodování.

Výcvik: Před spuštěním musí být všichni uživatelé vyškoleni s postupy. To znamená, že trenér pomocí postupů ukáže každému koncovému uživateli, jak s postupy zacházet. Postupy je často nutné během školení aktualizovat, protože uživatelé popisují své jedinečné okolnosti a „design“ je upraven pomocí těchto dalších informací. Koncový uživatel poté provede postup se školitelem a dokumentací. Koncový uživatel poté provede postup pouze s dokumentací. Koncový uživatel je pak sám s podporou trenéra nebo jiné podpůrné osoby, a to osobně nebo telefonicky. Toto je před převodem dat.

Konverze dat: Jsou vyvinuty nástroje pro převod dat z aktuálního systému (který byl zdokumentován v analýze požadavků) do nového systému. Data jsou mapována z jednoho systému do druhého a jsou vytvářeny datové soubory, které budou fungovat s vyvinutými nástroji. Před konečnou konverzí je převod důkladně otestován a ověřen. Existuje záloha, takže ji lze v případě potřeby restartovat.

Zahájení: Systém je implementován až po dokončení všech výše uvedených kroků. Celá organizace si je vědoma data zahájení. V ideálním případě je současný systém zachován a často běží „paralelně“, dokud nový systém nebude plně funkční a nebude správně fungovat. Se současným softwarem pro masový trh, který používají tisíce společností a který se zásadně osvědčil, se „paralelní“ běh, který je povinný u softwaru šitého na míru společnosti, obecně neprovádí. To je pouze pravda, ale při dodržení výše uvedeného procesu je systém důkladně zdokumentován a otestován a uživatelé jsou před spuštěním vyškoleni.

Nástroje: K dispozici jsou online zdroje, které vám pomohou se strategickým plánováním účetních informačních systémů. Informační systémy a finanční formuláře pomáhají při určování konkrétních potřeb každé organizace a při přidělování odpovědnosti příslušným zásadám.

Podpěra, podpora: Koncoví uživatelé a manažeři mají nepřetržitou podporu neustále k dispozici. Aktualizace systému se řídí podobným procesem a všichni uživatelé jsou důkladně informováni o změnách, jsou upgradováni efektivním způsobem a proškoleni.

Mnoho organizací se rozhodlo omezit čas a peníze vynaložené na analýzu, návrh, dokumentaci a školení a přejít přímo na výběr a implementaci softwaru. Pokud bude provedena podrobná analýza požadavků s dostatečným časem stráveným analýzou, bude implementace a průběžná podpora minimální. Organizace, které přeskočí kroky, aby zajistily, že systém splňuje jejich potřeby, často mají frustrované koncové uživatele, nákladnou podporu a informace, které nejsou aktuální nebo správné. Ještě horší je, že tyto organizace staví systém třikrát místo jednou.

Vývoj

Účetní informační systém je charakterizován velkým množstvím různých přístupů a metodik za posledních 50 let. Kvůli omezením a slabinám předchozích modelů se vyvinul každý nový model. Je zajímavé, že po výrobě nejnovější techniky nové nebo nedávné modely evoluce nevylučují nebo nenahrazují starší nebo předchozí techniku okamžitě. Existuje však několik generací a kolegů systémů mezi různými institucemi, organizacemi, skupinami současně a pravděpodobně existuje v jedné nebo stejné instituci. Podobně si musí být aktuální inspektor vědom funkčních vlastností všech přístupů AIS, s nimiž se pravděpodobně setká. v současné době lze identifikovat čtyři přístupy, které byly vyvinuty během posledních 50 let.

Model ručního procesu Plochý model souboru Systém databázových modelů Model REA (zdroj, událost a agenti)

Kariéra

Mnoho profesionálů AIS pracuje mimo jiné pro poradenské firmy, velké korporace, pojišťovací společnosti, finanční firmy, vládní agentury a veřejné účetní firmy. S technologickým pokrokem se tradiční účetní praxe posune k praxi účetních informačních systémů. Odborné orgány v oblasti účetnictví i informační technologie pracují na nových směrech účetních programů a průmyslových postupů. Systémoví auditoři jsou jednou z nejlepších voleb v posledních dvou desetiletích a zabývají se řízením, zpracováním dat, integritou dat, obecným provozem, údržbou, zabezpečením a dalšími aspekty všech typů informačních systémů používaných podniky. Mezi pracovní pozice v této oblasti patří finanční manažer, finanční zkoušející a finanční ředitel. Mezi další pracovní pozice patří analytik počítačových systémů, manažer počítačových informačních systémů nebo inženýr počítačového softwaru nebo programátor se specializací na finanční software.

Existují průmyslová sdružení, která nabízejí certifikáty týkající se oblasti AIS, včetně CISA, AIS, CISSP, CIA, AFE, CFE a CITP.

Languages

In other projects